No importa cuántos empleados tengas a tu disposición, es importante que mantengas todos sus registros al día. Esta tarea puede complicarse porque la legislación pide un sinfín de documentos y registros.
Afortunadamente, existen muchos programas y sistemas que te ayudarán en este proceso, permitiéndote cumplir todos los requisitos y mantener felices a tus empleados.
Si el manejo de tu nómina no está organizado adecuadamente, podría traerte serias problemas con el IRS o que tus empleados reciban su pagos tarde, afectando su motivación y su confianza.
Para que existan cuentas claras y asegurarte de que tu departamento de recursos humanos vaya sobre ruedas, debes asegurarte de que tienes un buen manejo de tu nómina.
Los siguientes consejos te ayudarán a manejar efectivamente la nómina de tu pequeño negocio:
Escoge entre tarifas por hora o un salario fijo
Para la mayoría de los pequeños negocios, los salarios facilitan en gran medida los cálculos de la nómina. Los empleados que perciben un salario no reciben cantidades distintas en cada colilla de pago, lo que le permite al negocio tener un flujo de caja estable y predecible, lo que facilita también el proceso de presupuesto general y de los impuestos.
Sin embargo, para algunos tipos de negocios puede resultar más ventajoso pagar a los empleados por las horas trabajadas, así que si este es tu caso, necesitarás incorporar estas fluctuaciones de pagos en tu planificación de nómina.
Establece un calendario de pagos
Luego de determinar si pagarás a tus empleados por hora o un salario fijo, lo próximo que necesitarás hacer es determinar un calendario de pagos. Podrías escoger entre una frecuencia semanal, quincenal o mensual.
Usualmente, los dueños de negocios se decantan por pagos quincenales, pero los pagos semanales también pueden funcionar bien, mientras que el pago mensual es la opción menos popular.
Asegurarte de que tus trabajadores reciban su pago en el mismo horario es la razón principal de esta rutina, creándose así una rutina consistente y predecible en tu proceso de nómina.
Categoriza a tus empleados
Es importante clasificar adecuadamente a tus empleados. Es posible que tengas trabajadores a tiempo completo y a medio tiempo, contratistas independientes, y pasantes. Por motivos de impuestos, la correcta clasificación de tus empleados es vital.
Podrás encontrar más información sobre la clasificación de la clasificación de empleados en el website oficial del IRS.
Simplifica
Mientras más simple sea tu sistema de nómina, más simple será para ti administrar estos aspectos de tu negocio. Si tienes menos de 10 empleados, quizás te vendría bien diseñar un sistema que te permita encargarte de todo.
Otra opción, es hacer que tu contador se encargue de proveer este servicio, y muchos de ellos ya lo hacen, pues es una parte importante de tus impuestos. También puedes utilizar los servicios externos de una firma experta.
Lo importante es tomar una opción que te haga la vida más fácil, para que puedas concentrarte en otros aspectos del negocio.
Mantén los registros de forma ordenada
Si los registros de nómina están desordenados, no podrás encontrar la información cuando la necesites. Las leyes estatales y federales requieren que los empleadores retengan y mantengan los registros de sus empleados por periodos específicos.
Por ejemplo, las formas W-2 y W-4, depósitos de impuestos, tiempo de vacaciones, y todos los beneficios que reciban los empleados, deben estar ordenados y al alcance.
Automatiza los pagos de impuestos estatales y federales
Algunos software de nómina te permitan automatizar los pagos de impuestos federales y estatales. Estos software te permiten ahorrar tiempo y esfuerzo, así como a evitar pagos de impuestos tardíos.
Por lo general, es una gran idea automatizar la mayor cantidad de aspectos que puedas en tu negocio, porque así ahorrarás tiempo y dinero.
Planifica aumentos y beneficios
Los empleados que reciben regularmente aumentos y beneficios serán más leales a tu compañía y más felices en sus trabajos. Esta planificación está planteada en mejorar el desempeño y aumentar la moral del equipo, el cual a cambio será más productivo, traduciéndose en una compañía exitosa.
Si no puedes permitirte otorgar aumentos en efectivo, considera soluciones libres de impuestos como darles a tus empleados tabletas o laptops, coberturas de seguros de salud mejoradas, o estipendios para childcare.
Estas consideraciones pueden ayudar a tus empleados a sentirse valorados, manteniendo tus libros contables en orden.
Determina si es necesario el Número EIN
Algunos estados requieren que los trabajadores obtengan un EIN para procesar sus impuestos. Generalmente, la mayoría de los negocios y otras entidades ya tienen un número ID. Si aún no lo tienes, necesitarás aplicar por uno a través del IRS.
Realiza y sigue un presupuesto
Al igual que con las finanzas personales, un presupuesto es vital para las finanzas saludables de un negocio. Cuando planifiques tu nómina, asegúrate de tomar en cuenta salarios, sueldos, beneficios, contratos de pagos e impuestos.
Necesitarás pagar seguro social y Medicare si tienes empleados regulares. La mayoría de los negocios también necesitan pagar impuestos al desempleo. Planifica todos tus gastos para que note tomen por sorpresa.
La preparación y planificación pueden ayudarte a mejorar el manejo de la nómina de tu negocio y deducir considerablemente el estrés. Además, tener a tus empleados contentos y tus libros contables en orden, te permitirá enfocarte en hacer crecer tu negocio.